Email là từ viết tắt của Electronic Mail, có nghĩa là Thư điện tử. Đây là một phương thức trao đổi (gửi – nhận) thư từ thông qua mạng internet.
Thông điệp được lưu trữ trong Email có thể tồn tại ở dạng văn bản (text), hình ảnh, âm thanh, video dưới dạng tệp tin đính kèm.
Email đang là một trong những phương tiện trao đổi thông tin online phổ biến nhất hiện nay. Phương pháp liên lạc qua internet này có thể đem đến rất nhiều lợi ích thiết thực cho người dùng. Nhưng muốn sử dụng email hiệu quả thì trước tiên bạn cần hiểu rõ về nó.
Email là gì? Email có chức năng như thế nào? Làm sao để tạo email chuyên nghiệp?… Hôm nay, Mắt Bão sẽ giúp bạn giải đáp tất cả những câu hỏi này trong bài viết dưới đây. Hãy cùng tham khảo nhé!
Email được tạo ra lần đầu tiên vào những năm thập niên 60 nhưng chỉ sử dụng rất hạn chế. Khi mạng internet phát triển hơn thì nhu cầu về thư điện tử cũng tăng cao. Cho đến bây giờ, email đã trở thành một phương tiện liên lạc online rất phổ biến với mọi người.
Email là hình thức trao đổi thư từ qua mạng internet
Cấu trúc của một địa chỉ email gồm 2 phần cơ bản, đó là:
- Tên hộp thư: Phần tên hộp thư sẽ đứng trước ký tự @, được viết liền không dấu và do người dùng tự đặt. Ví dụ với email: nguyenminhtam@yahoo.com thì nguyenminhtam là phần tên hộp thư.
- Tên miền: Đây là tên miền của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử và sẽ đứng sau ký hiệu @. Ví dụ với các email được cung cấp miễn phí bởi Gmail thì sẽ có đuôi tên miền là @gmail.com.
Email ngày nay có tốc độ gửi-nhận siêu nhanh, cho phép trao đổi thông tin gần như tức thì. Không chỉ vậy, bên cạnh văn bản, email còn đính kèm được hình ảnh, video, âm thanh,… rất sống động.
Lợi ích của email là gì?
Gửi email có tốc độ nhanh rất nhanh, chỉ mất chưa đầy 1 phút
So với bưu chính truyền thống thì email mang đến rất nhiều lợi ích cho người dùng. Cụ thể như:
- Nhận thư nhanh chóng, dễ dàng
Nếu gửi thư theo cách thông thường, thời gian nhận thư sẽ rất lâu và phụ thuộc vào khoảng cách địa lý. Nhưng với email, bạn chỉ cần nhấp chuột, chưa đầy 1 phút sau người bên kia sẽ nhận được thư. Như vậy, khi gửi email, thời gian nhận thư được rút ngắn đáng kể. Mọi thao tác cũng được đơn giản một cách tối đa.
- Tiết kiệm chi phí
Khi gửi thư thông thường, bạn sẽ cần mất phí chuyển phát. Nhưng khi dùng email, thông tin sẽ được truyền đi qua mạng internet và gần như không tốn phí.
- Nhận – gửi thư mọi lúc
Chỉ cần có smartphone hoặc laptop kết nối internet là bạn có thể gửi và nhận email mọi lúc.
- Chứa nhiều dạng thông tin khác nhau
Ngoài văn bản, email còn có thể đính kèm tập tin, hình ảnh, âm thanh,… với dung lượng lớn.
Các loại email phổ biến
Email có thể chia làm 2 dạng là email cá nhân và email doanh nghiệp. Email cá nhân thường được tạo miễn phí và dùng cho cá nhân. Còn email doanh nghiệp sẽ được doanh nghiệp sử dụng để dễ quản lý và chuyên nghiệp hơn. Email cá nhân thường sẽ được đăng ký miễn phí. Trong khi đó, email doanh nghiệp sẽ cần trả phí.
Email cá nhân là gì?
Email cá nhân là tài khoản thư điện tử của mỗi cá nhân. Đuôi của email cá nhân là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ gửi mail (ví dụ: @yahoo.com, @gmail.com,…). Đối với loại email này, các dữ liệu, thông tin email chỉ được lưu giữ trong hộp thư cá nhân.
Email doanh nghiệp là gì?
Email doanh nghiệp là tài khoản email có tên miền của doanh nghiệp. Loại email này doanh nghiệp quản lý và được cung cấp cho các nhân viên sử dụng. Đuôi email có tên của doanh nghiệp thường sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn.
Ngoài ra, do được quản lý bởi công ty nên email doanh nghiệp có độ bảo mật khá cao và không bị spam. Khi nhân viên nghỉ việc, công ty cũng có thể thu hồi lại tài khoản email và giữ lại các dữ liệu trước đó.
Dịch vụ email miễn phí và email trả phí khác nhau thế nào?
Hiện nay, bên cạnh bản miễn phí (cho cá nhân), dịch vụ gửi email còn có phiên bản trả phí (thường cho doanh nghiệp). Đương nhiên giữa 2 phiên bản này sẽ có nhiều điểm khác biệt và chênh lệch về chất lượng. Cụ thể như sau:
Email trả phí có thể hạn chế tối đa việc email bị rơi vào mục spam
| Email trả phí | Email miễn phí | |
| Chi phí | Mất phí | Miễn phí |
| Đối tượng sử dụng chủ yếu | Doanh nghiệp | Cá nhân |
| Quyền riêng tư | Bảo mật cao, không bị truy cập mail trái phép, không bị chèn quảng cáo trong email | Tính bảo mật thấp hơn, bị chèn quảng cáo trong email |
| Kiểm soát spam | Hạn chế tối đa việc email bị rơi vào mục spam | Nếu dùng email để giới thiệu sản phẩm cho nhiều khách hàng thì có khả năng cao bị rơi vào mục spam |
| Thống kê | Hỗ trợ thống kê tỷ lệ mở mail, mail spam, danh sách email,.. | Không hỗ trợ |
| Tốc độ gửi mail | Tốc độ gửi mail nhanh, tối đa 1 triệu mail/ngày | Tốc độ gửi mail chậm hơn, tối đa 2000 mail/ngày |
| Đuôi tên miền | Đuôi email có tên của doanh nghiệp | Tên miền của nhà cung cấp dịch vụ gửi mail |
Các chức năng của email?
Dưới đây là đơn cử một vài chức năng mà một email tốt cần có:
- Spam Filter
Một nhà cung cấp dịch vụ gửi mail tốt sẽ có hệ thống phát hiện và lọc thư spam trong hộp thư đến.
- Storage
Không gian lưu trữ của tài khoản. Tùy theo nhà cung cấp và phiên bản (trả phí hay mất phí) mà không gian lưu trữ này sẽ có sự khác biệt.
- Sổ địa chỉ (addresses)
Chức năng dùng để lưu trữ các địa chỉ liên lạc cần thiết.
- Find/search mail
Công cụ tìm kiếm email trong hộp thư.
- Tự động trả lời email
Chức năng này cho phép hệ thống tự động gửi mail trả lời (theo mẫu đã soạn thảo trước) khi có thư đến.
Đăng ký email ở đâu?
Như đã đề cập ở trên, hiện nay có 2 loại email là email cá nhân và email doanh nghiệp. Nếu muốn tạo email cá nhân thì bạn có thể đăng ký tại các đơn vị cung cấp email miễn phí như: Gmail, Yahoo! Mail hoặc Outlook,… Trong đó:
- Email đăng ký tại Gmail sẽ có dạng: yourname@gmail.com.
- Email đăng ký tại Yahoo! Mail sẽ có dạng: yourname@yahoo.com.
- Email đăng ý tại Outlook sẽ có dạng: youtname@outlook.com.
Bạn có thể đăng ký email cá nhân tại Gmail
Còn nếu muốn tạo email doanh nghiệp thì bạn có thể đăng ký sử dụng dịch vụ của các đơn vị cung cấp email theo tên miền riêng như Mắt Bão. Đây là dịch vụ trả phí. Nhưng đổi lại bạn sẽ có được địa chỉ email tên của công ty cùng nhiều tính năng nâng cao, hỗ trợ 24/7.
Đâu là đơn vị cung cấp email miễn phí tốt nhất hiện nay?
Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp email miễn phí khác nhau để người dùng lựa chọn. Nhưng Gmail và Outlook vẫn là 2 cái tên được đánh giá cao nhất và phổ biến hiện nay.
- Gmail
Gmail có hơn 1 tỷ người dùng
Đây là một trong những nhà cung cấp dịch vụ email tốt nhất hiện nay. Gmail hiện tại đang cung cấp dịch vụ email cho cả cá nhân (miễn phí) và doanh nghiệp (trả phí). Theo báo cáo thống kê của TechCrunch thì tính đến năm 2016, trên thế giới có khoảng hơn 1 tỷ người sử dụng Gmail.
Thuộc sở hữu của Google, Gmail có rất nhiều tiện ích mạnh mẽ và hệ thống bộ lọc mạnh mẽ. Một số tính năng nổi bật của dịch vụ email này có thể kể đến như: tính năng hoàn tác gửi, chuyển tiếp email, xác minh 2 bước, spam filter,… Đặc biệt, Gmail còn được tích hợp với các công cụ hữu ích của Google như Google Calendar, Google Documents,…
- Outlook
Outlook có 400 triệu người dùng
Outlook.com là nhà cung cấp email miễn phí của Microsoft. Theo một số thống kê thì tính đến năm 2016, Outlook đã có hơn 400 triệu người dùng trên thế giới. Dịch vụ cung cấp email này được hỗ trợ rất nhiều tính năng từ Microsoft như: Cultter, undelete, phục hồi email,… Outlook sử dụng xác minh 2 bước để đảm bảo tính bảo mật cho tài khoản người dùng.
Cách đăng ký email?
Trong phần này, Mắt Bão sẽ hướng dẫn bạn cách để tạo tài khoản email từ các đơn vị cung cấp dịch vụ tốt nhất hiện nay.
- Cách đăng ký Gmail miễn phí
Để tạo tài khoản Gmail, bạn cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào trang đăng ký Gmail!
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin Họ, Tên, Tên địa chỉ email, Mật khẩu,… theo yêu cầu của hệ thống. Sau đó chọn “tiếp theo”.
Điền thông tin theo yêu cầu
Bước 3: Hệ thống Gmail sẽ chuyển bạn đến trang xác minh số điện thoại. Bạn cần điền số điện thoại của mình trước khi sang bước tiếp theo.
Bước 4: Hệ thống sẽ gửi mã xác minh vào điện thoại của bạn. Gõ mã này vào ô trống.
Gõ mã xác minh vào ô trống
Bước 5: Điền thông tin ngày, tháng, năm sinh, giới tính và địa chỉ email khôi phục theo hướng dẫn.
Bước 6: Hệ thống hiển thị thông báo quyền riêng tư. Bấm và nút “Tôi đồng ý” để hoàn tất.
Bấm vào nút “Tôi đồng ý” để hoàn tất
Cuối cùng, hệ thống hiện thông báo chúc mừng bạn đã đăng kí thành công của Gmail.
- Cách đăng ký Outlook Mail miễn phí
Bạn có thể đăng ký Outlook theo các bước đơn giản sau:
Bước 1: Truy cập vào trang đăng ký mail Outlook!
Bước 2: Nhập địa chỉ email muốn tạo theo yêu cầu của hệ thống.
Nhập tên địa chỉ email Outlook muốn tạo
Bước 3: Tạo mật khẩu và bấm vào nút “Tiếp theo” để sang bước kế tiếp.
Nhập tên địa chỉ email Outlook muốn tạo
Bước 4: Điền thông tin Họ, Tên. Sau đó bấm vào nút “Tiếp theo”.
Điền thông tin họ và tên để tạo email Outlook
Bước 5: Bổ sung các thông tin khác theo yêu cầu. Sau đó bấm nút “Tiếp theo”.
Tạo email Outlook
Bước 6: Gõ ký tự xác minh. Bấm nút “Tiếp theo” để hoàn tất.
Gõ ký tự xác minh để hoàn tất đăng ký
Đăng ký email doanh nghiệp ở đâu?
Hiện nay có rất nhiều nơi cung cấp email cho doanh nghiệp. Bạn nên tìm đơn vị uy tín để đảm bảo dịch vụ chất lượng và được hỗ trợ tốt nhất về mặt kỹ thuật.
Mắt Bão tự hào là một trong những nhà cung cấp email chuyên nghiệp tốt nhất hiện nay.
Các gói email chuyên nghiệp của chúng tôi luôn đảm bảo tính tiện lợi – an toàn và ổn định.
Lợi ích của email doanh nghiệp?
Sử dụng dịch vụ email Mắt Bão, bạn sẽ được hưởng rất nhiều lợi ích:
- Hệ thống giám sát chất lượng dịch vụ bằng chỉ số, cho phép phản ứng tức thời với sự cố.
- Có nhiều chức năng Anti Spam/ Anti Virus/ Anti Bombmail.
- Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật tiêu chuẩn, 24/7.
- Có thể tùy chỉnh và kiểm soát lưu lượng Email giao dịch.
Cách đăng ký email doanh nghiệp?
Để đăng ký gói email chuyên nghiệp của Mắt Bão, bạn chỉ cần thực hiện các bước đơn giản sau:
Bước 1: Truy cập vào trang đăng ký email của Mắt Bão!
Bước 2: Chọn gói email phù hợp. Bấm vào nút “Đặt mua”.
Chọn gói email phù hợp
Bước 3: Chọn thời gian đăng ký sử dụng dịch vụ. Sau đó bấm nút “Vào giỏ hàng”.
Chọn thời gian sử dụng dịch vụ email
Bước 4: Hệ thống hiện thông tin tóm tắt đơn hàng. Bạn kiểm tra lại và nhập mã khuyến mãi nếu có. Sau đó bấm vào nút “Tiếp tục”.
Kiểm tra đơn hàng, nhập mã khuyến mãi (nếu có)
Bước 5: Điền thông tin Đăng nhập nếu đã có tài khoản. Hoặc tạo tài khoản mới nếu là thành viên mới.
Điền thông tin tài khoản
Bước 6: Chọn hình thức thanh toán sau đó bấm vào nút “Tiến hành thanh toán”.
Tiến hành thanh toán
Sau khi giao dịch thanh toán được thực hiện, bạn sẽ nhận được thông báo của Mắt Bão về dịch vụ cung cấp email.
Làm sao để tạo email chuyên nghiệp?
Để xây dựng được một địa chỉ email chuyên nghiệp, bạn cần chú ý 3 nguyên tắc sau:
- Sử dụng tên miền riêng khi lập địa chỉ email
Sử dụng tên miền riêng sẽ giúp bạn trông chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng. Ngoài ra, email tên miền riêng được nâng cấp nhiều tính năng hữu ích như: chống spam, chặn email lạ, an toàn bảo mật,…
- Tránh dùng nickname, con số trong địa chỉ email
Nickname và các con số sẽ khiến cho email của bạn trông thiếu nghiêm túc. Vì vậy, tốt nhất, trong địa chỉ email chỉ nên sử dụng tên người dùng (ví dụ: Bạn tên Trần Công Luật thì nên lấy email à: trancongluat@yourdomain.com).
- Tạo địa chỉ đặc biệt hiển thị trên trang web
Các nhân viên kinh doanh của công ty có thể có địa chỉ email là tên riêng của họ. Nhưng với email liên hệ đăng tải trên website của doanh nghiệp thì bạn nên lập 1 địa chỉ email chung, đặc biệt, ví dụ như info@yourdomain.com. Điều này sẽ trông chuyên nghiệp và có sức thuyết phục hơn.